Coordonnateur(trice), Opérations et service à la clientèle
SNC-Lavalin
Montréal, Québec, Canada
Full-Time
Competitive
OfficeManager
Située au cœur du Quartier des spectacles, la Maison symphonique est un lieu de diffusion incontournable à Montréal. Élue comme lieu de résidence de l'OSM, cette salle de concert accueille aussi une variété d’événements de tout genre allant du classique au jazz.
Reconnue mondialement, la Maison symphonique a été inaugurée en 2011 selon les normes internationales les plus élevées en matière d’acoustique et d’architecture. Elle est également le premier projet du domaine culturel réalisé et opéré en mode partenariat public-privé au Québec.
En collaboration avec le gestionnaire du service à la clientèle:
Effectuer la planification des ressources pour chacun des événements et s’assurer de la collecte de toutes les pièces justificatives associées.
Planifier les commandes de produits de bars, participer au processus d’approvisionnement, réceptionner et inventorier la marchandise avec le chef d’équipe des bars.
Participer aux audits et revues de fin de mois liés à l’opération des bars.
Effectuer un suivi étroit de la performance du principal fournisseur de service, valider les états de comptes qui y sont rattachés et traiter avec diligence les différents rapports attendus.
S’assurer du maintien des conditions optimales du site via des rondes d’inspection régulières et planifier les correctifs et travaux périodiques avec le fournisseur d’entretien ménager s’il y a lieu.
Collaborer à l’élaboration des budgets annuels, quinquennaux et autres.
Voir à la tenue à jour de toute la documentation associée au service à la clientèle.
En présence sur le terrain lors des événements publics:
Agir à titre de représentant de AtkinsRéalis pour la Maison symphonique et de répondant auprès de la clientèle (spectateurs et Utilisateurs).
De manière générale, valider la présence du personnel événementiel (accueil, bars, technicien bâtiment, sécurité) en s’assurant que tout se déroule selon les attentes des contrats respectifs.
Assurer la coordination des événements périphériques (conférences pré-concert, réceptions et autres) et répondre à toute demande de dernière minute.
Compléter tous les rapports pertinents et effectuer la conciliation des frais associés.
** Poste régulier à temps plein. Horaire variable de jour, soir, weekends, à l’exception de la période estivale, la personne est appelée à travailler du lundi au jeudi et 1 weekend sur 2. Les quarts de travail peuvent être de jour ou de soir selon le calendrier des activités mais cet horaire est connu d’avance.
Un minimum de 5 ans d’expérience au niveau du service à la clientèle dans des postes similaires à l’emploi ci-haut décrit.
Une bonne compréhension et une expérience de travail pertinente au niveau des tâches liées au processus d’approvisionnement est requise.
Une capacité à réagir promptement lors d’une situation d’urgence.
Une grande polyvalence, de l’autonomie et du leadership.
Un très bon sens de l’organisation et de la rigueur.
La parfaite maitrise des logiciels de la suite Office 365 (MS Word, Excel, Teams et SharePoint) est requise.
Une excellente connaissance orale et écrite de la langue française et anglaise.*
* Ce poste requiert la connaissance d'une autre langue que le français, soit l'anglais, puisque les clients et fournisseurs avec lesquels vous interagirez seront anglophones.
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