Customer Service Specialist -German Speaking

***German below***

Who we are:

Prysmian is a global cabling solutions provider leading the energy transition and digital transformation.

Prysmian is a public company listed on the Italian Stock Exchange, with almost 150 years of experience, over 33,000 employees, 104 plants and 27 R&D centers in over 50 countries.

Everyone at Prysmian has the potential to make their mark; because whatever you do, wherever you are based, you will be part of a company that is helping transform the world around us.

Overview

The Customer Service Representative (German Speaking) is responsible for delivering excellent customer support to German-speaking customers by managing orders, quotations, offers, and customer inquiries throughout the full order-to-cash cycle. This role acts as a key liaison between customers, sales, planning, finance, and technical teams, ensuring high customer satisfaction, operational efficiency, and compliance with company policies.

Your contribution to Prysmian's Success:

Customer Interaction & Support

• Answer customer telephone and written inquiries related to orders, service needs, complaints, and general product or service information.

• Resolve customer requests where applicable or route them efficiently to Sales, Technical Support, Planning, or other relevant departments.

• Serve as the primary point of contact for assigned customers, ensuring professional, timely, and customer‑oriented communication.

• Manage customer escalations, ensuring prompt resolution and effective coordination with internal stakeholders.

Order & Offer Management

• Create and manage sales offers and quotations in line with defined pricing policies, discount guidelines, and approval processes.

• Ensure governance of sales order margins and escalate deviations as required.

• Perform accurate sales order entry, order confirmation, and order maintenance in ERP systems.

• Manage offer tracking and follow‑ups to support conversion from offer to order.

• Maintain and update price lists in collaboration with Sales and Finance.

Order Fulfillment & Planning Coordination

• Communicate customer requests, priorities, and changes to the planning and supply chain teams.

• Monitor and manage order tracking activities, proactively informing customers about order status, delivery timelines, delays, and changes.

• Ensure timely and accurate communication regarding expected delivery and final delivery confirmation.

Administrative & Financial Support

• Provide administrative customer support for invoicing, returns, credit notes, and transport documentation, liaising closely with Finance, Logistics, and relevant departments.

• Support claim management processes, coordinating investigations and resolutions with internal teams.

• Manage overdue payments in cooperation with Finance, supporting collection activities while maintaining strong customer relationships.

Customer & Data Management

• Support new customer onboarding, including coordination of master data creation, credit limit checks, and alignment with Finance and Sales.

• Ensure accuracy and completeness of customer‑related data in internal systems.

• Maintain detailed and up‑to‑date knowledge of the company’s products, services, and processes to provide reliable customer guidance.

You are the right fit if you have/are

• Previous experience in Customer Service, Sales Support, Order Management, or a similar role.

• Fluent German (spoken and written) and strong English communication skills.

• Experience working with ERP systems (e.g., SAP) and CRM tools is an advantage.

• Strong organizational skills with the ability to manage multiple tasks and priorities.

• Customer-focused mindset with strong problem-solving and communication skills.

• Ability to work cross-functionally with Sales, Planning, Finance, Logistics, and Technical teams.

What we offer you:

• A dynamic, international working environment

• Professional development and career growth opportunities

• Competitive compensation and benefits

• The opportunity to play a key role in customer satisfaction and business success

Our selection process:

1) Application, 2) HR interview, 3) Hiring Manager interviews and 4) Online assessment (30min)

Click here to get all the tips to be fully prepared: Interview Tips | Prysmian

If you’re excited about the role and eager to contribute to a collaborative environment with challenging projects which drive impact for a sustainable future, we encourage you to apply!

Deep dive into Prysmian and check the below insightful links:

• Prysmian | Cables, Energy & Telecom Solutions | Prysmian

• People & Careers of the Group | Prysmian

• What we offer | Prysmian

Discover more positions globally: Careers @ Prysmian

***German version***

Wer wir sind:

Prysmian ist ein globaler Anbieter von Kabellösungen und ein führendes Unternehmen in der Energiewende und digitalen Transformation.

Prysmian ist ein börsennotiertes Unternehmen an der italienischen Börse mit fast 150 Jahren Erfahrung, über 33.000 Mitarbeitenden, 104 Werken und 27 F&E‑Zentren in mehr als 50 Ländern.

Bei Prysmian hat jeder die Möglichkeit, etwas zu bewegen; denn egal, was Sie tun oder wo Sie arbeiten, Sie werden Teil eines Unternehmens sein, das die Welt um uns herum verändert.

Überblick

Der Mitarbeiter im Kundenservice (Deutschsprachig) ist verantwortlich für die Bereitstellung eines exzellenten Kundenservices für deutschsprachige Kunden, indem er Aufträge, Angebote, Offerten sowie Kundenanfragen während des gesamten Order-to-Cash-Prozesses betreut.

Diese Position fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Kunden, Vertrieb, Planung, Finanzen und technischen Teams und stellt dabei eine hohe Kundenzufriedenheit, operative Effizienz sowie die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicher.

Ihr Beitrag zum Erfolg von Prysmian:

Kundeninteraktion & Support

• Beantwortung telefonischer und schriftlicher Kundenanfragen zu Aufträgen, Serviceanforderungen, Reklamationen sowie allgemeinen Produkt- und Serviceinformationen

• Bearbeitung von Kundenanfragen, sofern möglich, oder effiziente Weiterleitung an Vertrieb, Technical Support, Planung oder andere relevante Abteilungen

• Funktion als zentrale Ansprechperson für zugewiesene Kunden und Sicherstellung einer professionellen, zeitnahen und kundenorientierten Kommunikation

• Management von Eskalationen mit zeitnaher Lösung und effektiver Abstimmung mit internen Stakeholdern

Auftrags- & Angebotsmanagement

• Erstellung und Verwaltung von Verkaufsangeboten und Offerten gemäß festgelegten Preisrichtlinien, Rabattvorgaben und Genehmigungsprozessen

• Sicherstellung der Einhaltung der Margenvorgaben bei Verkaufsaufträgen sowie Eskalation bei Abweichungen

• Sorgfältige Auftragserfassung, Auftragsbestätigung und Pflege der Aufträge in ERP-Systemen

• Nachverfolgung von Angeboten sowie Durchführung von Follow-ups zur Unterstützung der Umwandlung von Angeboten in Aufträge

• Pflege und Aktualisierung von Preislisten in Zusammenarbeit mit Vertrieb und Finanzen

Auftragsabwicklung & Abstimmung mit der Planung

• Kommunikation von Kundenanforderungen, Prioritäten und Änderungen an Planung und Supply-Chain-Teams

• Überwachung und Steuerung der Auftragsverfolgung sowie proaktive Information der Kunden über Auftragsstatus, Liefertermine, Verzögerungen und Änderungen

• Sicherstellung einer fristgerechten und korrekten Kommunikation zu voraussichtlichen Lieferterminen sowie finalen Lieferbestätigungen

Administrative & finanzielle Unterstützung

• Administrative Betreuung der Kunden bei Rechnungsstellung, Retouren, Gutschriften und Transportdokumenten in enger Abstimmung mit Finanzwesen, Logistik und weiteren relevanten Abteilungen

• Unterstützung im Reklamationsmanagement sowie Koordination von Prüfungen und Lösungen mit internen Teams

• Verwaltung überfälliger Zahlungen in Zusammenarbeit mit dem Finanzbereich sowie Unterstützung von Inkassoprozessen unter Wahrung einer guten Kundenbeziehung

Kunden- & Datenmanagement

• Unterstützung beim Onboarding neuer Kunden, einschließlich Koordination der Stammdatenerstellung, Bonitätsprüfungen und Abstimmung mit Finance und Sales

• Sicherstellung der Richtigkeit und Vollständigkeit kundenbezogener Daten in den internen Systemen

• Pflege eines aktuellen und fundierten Wissens über Produkte, Dienstleistungen und Prozesse des Unternehmens, um Kunden kompetent beraten zu können

Das bringen Sie mit

• Berufserfahrung im Kundenservice, Vertriebsinnendienst, Auftragsmanagement oder in einer vergleichbaren Position

• Fließende Deutschkenntnisse (in Wort und Schrift) sowie gute Englischkenntnisse

• Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen (z. B. SAP) und CRM-Tools von Vorteil

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten gleichzeitig zu managen

• Kundenorientierte Denkweise sowie ausgeprägte Problemlösungs- und Kommunikationsfähigkeiten

• Fähigkeit zur bereichsübergreifenden Zusammenarbeit mit Vertrieb, Planung, Finanzen, Logistik und technischen Teams

Was wir Ihnen bieten:

• Ein dynamisches, internationales Arbeitsumfeld

• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung sowie Karrierechancen

• Wettbewerbsfähige Vergütung und Zusatzleistungen

• Die Möglichkeit, eine Schlüsselrolle für Kundenzufriedenheit und Unternehmenserfolg zu übernehmen

Unser Auswahlprozess:

1) Bewerbung, 2) HR‑Interview, 3) Hiring‑Manager‑Interviews und 4) Online‑Assessment (30 Min)

Hier finden Sie Tipps zur optimalen Vorbereitung: Interview Tips | Prysmian

Wenn Sie Freude an der Rolle haben und in einer kollaborativen Umgebung mit anspruchsvollen Projekten arbeiten möchten, die einen positiven Beitrag zu einer nachhaltigen Zukunft leisten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Tauchen Sie tiefer in Prysmian ein:

• Prysmian | Cables, Energy & Telecom Solutions | Prysmian

• People & Careers of the Group | Prysmian

• What we offer | Prysmian

Weitere globale Stellenangebote finden Sie hier: Careers @ Prysmian

Prysmian , as an Equal Opportunity Employer, aims to attract and recruit individuals with diverse backgrounds, skills, and abilities. We strongly believe that diversity brings significant value at all levels of the organization, increasing the possibility of capturing market opportunities and maximizing value for our customers and stakeholders. With Diversity, Equity, and Inclusion (DE&I) as part of our Social Ambition 2030 and a strategic pillar of our Company culture, Prysmian is committed to the development of an organization that prioritizes talent, where people feel respected, included, and free to fully express their potential just as they are.

All Managers and HRs in Prysmian are responsible for ensuring DE&I policies are respected during the recruiting process, as well as recognizing and mitigating unconscious biases that must not influence our selection processes. All persons will be considered for employment without regard to their race, ethnicity, religion, nationality, origin, citizenship status, socio-economic status, age, sex, gender identity or expression, sexual orientation, marital status, disability, military service or veteran status, pregnancy, parental leave, medical conditions, or any other characteristic protected by applicable federal, state or local laws. Prysmian will endeavor to make a reasonable accommodation for any disclosed physical or neurological condition or disability of a qualified applicant unless the accommodation would impose an undue hardship on the operation of our business.

Visit our DE&I Page to learn more about Prysmian's commitments.

Your application data will be treated according to our Data Protection Policy. If you believe you require assistance to complete this form or to participate in an interview, please let us know.