Facilities Coordinator III

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Positionsübersicht:
Der/Die Facilities Coordinator III arbeitet eng mit dem Managementteam der Abteilung Facility Management zusammen, um verschiedene Facility-Aktivitäten zu unterstützen und die Rollen, Aktivitäten und Prozesse der Facility Coordinators über mehrere Standorte hinweg zu harmonisieren.
Diese Position bietet administrative Unterstützung für die Facility-Abteilung und verwaltet Büroabläufe, einschließlich der Koordination von Arbeitsaufträgen, der Kommunikation mit internen Kunden und externen Dienstleistern, Datenbankpflege, tägliche Abteilungsabläufe, Pflege von Abteilungsunterlagen sowie allgemeine Unterstützungfür das Team.
Darüber hinaus unterstützt der/die Facilities Coordinator III unter der Aufsicht des Facility Services Managers bei der Steuerung externer Dienstleister im Bereich Facility Management, einschließlich Pflege von Verträgen und Leistungsnachweisen, Koordination von Projektaktivitäten, Terminplanung sowie der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen zur langfristigen Optimierung.

Aufgabenbereiche:
Zu den Aufgaben gehören unter anderem:
• Unterstützung der Facility-Abteilung in allen Phasen der Projektumsetzung und -durchführung
• Unterstützung bei der Pflege externer Kontakte und Beziehungen über mehrere Standorte hinweg
• Mitwirkung bei der Überprüfung externer Dienstleister hinsichtlich Vertragskonformität und Leistungsumfang
• Operative Unterstützung der Facility-Aktivitäten an allen Unternehmensstandorten
• Vertretung der Facility-Abteilung gelegentlich in bereichsübergreifenden Meetings zur Förderung der standortübergreifenden Zusammenarbeit
• Koordination von Aufgaben und Zeitplänen mehrerer Facilities Coordinators zur Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe
• Unterstützung von Standorten und Standortverantwortlichen bei Beschaffungs- und Vertragsprozessen
• Unterstützung des unternehmensweiten Nachhaltigkeitsprogramms an definierten Standorten
• Organisation und Pflege von Abteilungsunterlagen, Dokumentationen und Kommunikation
• Sicherstellung klarer, zeitnaher und professioneller Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
• Recherche und Erarbeitung von Lösungen für standortspezifische Facility-Anfragen
• Fundierte Kenntnisse in allgemeinen Geschäftsabläufen sowie die Fähigkeit, konkurrierende Aufgaben effektiv zu priorisieren
• Selbstständige Arbeitsweise, Eigeninitiative, positive Einstellung und ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld mit wechselnden Anforderungen
• Hohe Genauigkeit und Detailorientierung sowie Fähigkeit, mündliche Informationen in schriftliche Form zu übertragen und bei Bedarf Rückfragen zu stellen
• Fähigkeit zum vertraulichen Umgang mit sensiblen Daten
• Umsetzung der Unternehmenswerte: Verantwortung, Innovation, Integrität, Qualität und Teamarbeit
• Einhaltung der Richtlinien und Verfahren des Qualitätsmanagementsystems
• Sicherstellung einer regelmäßigen und zuverlässigen Anwesenheit
• Förderung von Inklusion und Vorleben entsprechender Verhaltensweisen
• Nutzung und Tragen von persönlicher Schutzausrüstung (z. B. Schutzbrille, Laborkittel, Handschuhe, Atemschutz) sowie Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien
• Regelmäßige Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden und Dienstleistern persönlich, telefonisch oder per E-Mail
• Bereitschaft zur Arbeit gemäß festgelegtem Arbeitsplan, einschließlich Abend- und Wochenendarbeit bei Bedarf
• Bereitschaft zur Leistung von Überstunden
• Fähigkeit, überwiegend mit mobilen Geräten, Tablets oder am Computer zu arbeiten (ca. 90 % des Arbeitstages)
• Tätigkeit im Sitzen (ca. 50 %) sowie im Stehen (ca. 50 %)
• Reisebereitschaft von ca. 20 % zwischen lokalen Unternehmensstandorten (Exact Sciences)

Mindestqualifikationen:
• Abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Ausbildung im Bereich Betriebswirtschaft oder einem relevanten Fachgebiet und mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Koordination von Facility- oder Wartungsaktivitäten,
oder mindestens 8 Jahre entsprechende Berufserfahrung
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten (Dateiverwaltung, Rechnungsbearbeitung, Belegmanagement, Prüfung von Serviceberichten)
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook)
• Erfahrung mit ERP- und Dokumentationssystemen (z. B. SAP, Agile)
• Erfahrung im Umgang mit Computerized Maintenance Management Systemen (CMMS) oder digitalen Workflow-Tools
• Gültige Arbeitserlaubnis für das jeweilige Einsatzland; eine Visa-Sponsoring wird derzeit nicht angeboten

Bevorzugte Qualifikationen:
• Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft oder einem relevanten Fachgebiet
• Erfahrung mit Projektmanagement-Tools (z. B. Procore, MS Project, Smartsheet)
• Erfahrung mit Vertrags- und Lieferantenmanagement-Software (z. B. Coupa)
• Erfahrung in der Bewertung von externen Dienstleistern im Hinblick auf Vertragserfüllung und kontinuierliche Verbesserung
• Erfahrung in regulierten Umgebungen (z. B. ISO 13485, ISO 15189)

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