General Affairs Specialist

Job Title

General Affairs Specialist

Job Description Summary

General Affairs Specialist — Including Executive Support to Country Head

Job Description

1. 職務概要

総務スペシャリストとして、日本拠点の円滑なオフィス運営を主導し、従業員が快適かつ安全に働ける環境づくりを担います。また、業務の一環としてカントリーヘッドの秘書業務も担当し、役員業務の効率化やグローバルとの連携強化に貢献します。グローバルチームとのコミュニケーションが発生するため、ビジネスレベルの英語力が必須となります。

2. 主な職務内容

総務スペシャリスト業務

• オフィス環境整備、レイアウト変更企画・調整

• 備品管理、購買管理、オフィス家具など資産管理

• サプライヤー、ビル管理会社との折衝

• オフィス移転、リノベーション、大規模ファシリティ変更等の際には、プロジェクトのコアメンバーとして、企画、ベンダー調整、スケジュール管理、現場対応などの業務を担当

• 契約書管理（更新スケジュール管理／稟議プロセス）

• 安全衛生（EHS）・防災・BCP 対応

• 社内規程・文書管理（整備、改定、電子化推進）

• 社内イベント（タウンホール、社内行事等）の企画・運営サポート

• 郵便物・宅配便の受け取り、発送手配および社内各部署への配布管理

• 受付業務の管理（来訪者対応フローの整備、ビル受付との連携、受付委託業者の管理 等）

• 社内コミュニケーションの作成および発信

• 管理部門やその他関連部門との連携による拠点運営支援

カントリーヘッド秘書業務

• スケジュール管理および会議調整

• 出張手配、経費精算サポート

• 会議資料作成支援

• 来客対応、VIP アテンド

• 国内外関係者との連絡調整

3. 必須要件

• 企業での総務、管理部門、またはアシスタント業務経験（3年以上）

• 母国簿レベルの日本語・ビジネスレベルの英語力（読み書き・会議対応）

• 調整能力、マルチタスク対応力

• 高いコミュニケーション能力と対人対応力

• PC スキル（Outlook、Excel、PowerPoint、Teams 等）

4. 歓迎要件

• 外資系企業での勤務経験

• BCP／EHS などの総務関連知識

5. 求める人物像

• 自律的に業務改善を推進できる方

• 柔軟性と高いホスピタリティを持ち、役員から社員まで信頼を得られる方

• ステークホルダーとの調整を迅速かつ丁寧に行える方

• 秘密保持意識が高く、コンプライアンスを徹底できる方

6. 勤務条件

• 部署：カントリーマネジメント/総務部

• レポートライン：カントリーヘッド

• 勤務地：東京

INCO: “Cushman & Wakefield”