General Services & Office Lead

At First Quantum, we free the talent of our people by taking a very different approach which is underpinned by a very different, very definite culture – the “First Quantum Way”.

Working with us is not like working anywhere else, which is why we recruit people who will take a bolder, smarter approach to spot opportunities, solve problems and deliver results.

Our culture is all about encouraging you to think independently and to challenge convention to deliver the best result. That’s how we continue to achieve extraordinary things in extraordinary locations.

Job description:

Objetivo del puesto

Asegurar la operación integral, eficiente y profesional de la oficina, actuando como referente clave de gestión administrativa y soporte ejecutivo. Es responsable de optimizar los procesos internos, coordinar recursos y servicios, y garantizar una experiencia de alto nivel para colaboradores, visitantes y stakeholders, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos del negocio.

Principales responsabilidades

Gestión integral de la oficina

• Liderar la administración general de la oficina, asegurando estándares elevados de orden, funcionalidad, servicio y presentación.

• Gestionar el presupuesto operativo de la oficina, incluyendo compras, control de gastos, proveedores y caja chica.

• Coordinar y supervisar servicios generales y terceros (mantenimiento, limpieza, mensajería, tecnología, catering, entre otros).

• Definir, documentar y mejorar procedimientos administrativos y de office management, promoviendo eficiencia y mejora continua.

• Coordinación de mensajería y logística documental.

• Diseñar y mejorar la experiencia de oficina para colaboradores y visitantes, elevando estándares de servicio interno.

Soporte ejecutivo y coordinación

• Brindar soporte administrativo de nivel ejecutivo a líderes y equipos clave, anticipando necesidades y priorizando tareas.

• Gestionar agendas, reuniones y logística asociada (salas, viajes, eventos corporativos, visitas ejecutivas).

• Asegurar la experiencia de todas las visitas de la firma, coordinando reserva de alojamiento, tiques, vuelos, viajes, traslados.

• Asistir en la documentación, requisitos y lineamientos de FQM de las visitas ejecutivas y consultores a sitio y oficinas.

• Actuar como punto de contacto estratégico entre áreas internas y actores externos.

• Soporte, coordinación y gestión de eventos ejecutivos de visitas, expatriados o reuniones fuera de oficina.

Gestión administrativa y reportes

• Colaborar y elaborar la gestión documental, archivos físicos y digitales, garantizando orden, confidencialidad y trazabilidad.

• Participar en las reuniones a fin de reportar visitas, actividades y novedades en la empresa.

• Dar soporte administrativo a procesos de RRHH, Finanzas u Operaciones, según la estructura organizacional.

• Dar asesoramiento a expatriados en tramites migratorios, relocacion, y onboarding en Salta.

• Gestiones administrativas asociadas a expatriados, soporte.

Cumplimiento, cultura y seguridad

• Velar por el cumplimiento de políticas internas, normas corporativas y procedimientos.

• Promover buenas prácticas de trabajo seguro y cultura organizacional.

• Detectar oportunidades de mejora en procesos, experiencia de oficina y servicios internos.

• Rol con alto nivel de autonomía y exposición a alta dirección

Relaciones clave

• Internas: Dirección, gerencias, líderes de área y colaboradores en general.

• Externas: Proveedores estratégicos, consultores, visitantes, servicios tercerizados.

Requisitos del puesto

Formación

• Formación terciaria o universitaria en Administración, Secretariado Ejecutivo, Lic. en Administración o carreras afines.

Experiencia

• Experiencia previa en roles de similares de gestión y manejo de oficina, Administración General o posiciones administrativas con alto nivel de autonomía.

• Experiencia en soporte a ejecutivos, coordinación de agendas, viajes y eventos.

• Experiencia en entornos multiculturales o con interacción internacional.

Conocimientos

• Inglés avanzado (excluyente), de preferencia bilingüe.

• Conocimientos de gestión administrativa, presupuestaria y documental.

• Conocimiento de trámites y gestiones civiles.

• Dominio de herramientas informáticas (Excel, Word, Outlook / Google Workspace).

Competencias clave

• Alta capacidad de organización y planificación.

• Comunicación interpersonal y profesionalismo.

• Orientación al servicio y a la calidad.

• Proactividad, criterio y autonomía.

• Capacidad para gestionar múltiples prioridades y trabajar con confidencialidad.

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