Personal Assistant Soft-IP

Keen to become part of a truly global, collaborative team of professionals? Your journey begins here.

Ben jij iemand die niet afwacht, maar vooruitdenkt en zelf actie neemt? In deze rol als Personal Assistant binnen ons Soft-IP team ben jij degene die het verschil maakt door zaken te signaleren, op te pakken en af te ronden, zonder dat iemand het hoeft te vragen.

Personal Assistant Soft-IP

Amsterdam, 40 uur per week

Wij bieden jou:

• een afwisselende functie voor 40 uur per week in een internationale, dynamische omgeving, binnen een gezellig team dat zich bezighoudt met interessante zaken;
• salaris: € 3.000 - € 4.800 bruto per maand op fulltime basis en afhankelijk van ervaring, 13e maand;
• 25 vakantiedagen op fulltimebasis, ieder jaar dat je bij Hogan Lovells werkt krijg je een extra vakantiedag tot max. 5 dagen;
• werken op de Zuidas in Amsterdam, een internationale, professionele omgeving met een informele cultuur en korte lijnen;
• persoonlijk vitaliteitsbudget;
• uitstekende lunchfaciliteiten (het team luncht samen), en regelmatig gezellige borrels en teamuitjes.

Wat ga je doen?

Geen dag is hetzelfde. Je werkt in een internationale praktijk rondom, waarin je snel schakelt en resultaten levert. Jij zorgt dat alles doorloopt en pakt dingen zelfstandig op.

Hoe ziet een gemiddelde dag eruit?

Je start de dag met het openen van de praktijk inbox en de agenda. Je ziet direct waar actie nodig is en pakt dat proactief op.

• Je leest mee in de mailbox en plant afspraken in waar nodig
• Je neemt zelf contact op met de cliënt zodra je ziet dat de engagement letter mist
• Je checkt notificaties van de rechtspraak en verwerkt deze direct

Later op de dag verschuift je focus naar administratie en ondersteuning:

• Je combineert informatie uit Word, Excel en PowerPoint tot één overzichtelijk document
• Je ondersteunt bij mails, stukken en lopende zaken
• Je zorgt voor een strak archief en pakt achterstanden in filing op

Aan het einde van de dag zorg je dat alles weer “bij” is en dat niets blijft liggen.

Naast de dagelijkse dynamiek heb je een aantal vaste verantwoordelijkheden:

• Billing: bestaat onder meer uit het opstellen van conceptfacturen, controleren of wijzigingen en klantafspraken goed verwerkt zijn
• Ondersteuning: je leest en denkt actief mee in mailverkeer, plant afspraken wanneer nodig en volgt deze op, je zorgt dat de partner voorbereid naar afspraken gaat
• Administratie: je voert administratieve werkzaamheden uit voor het Benelux merkenbeheer en houdt bij juridische procedures de dossiers bij

Wie zoeken we?

Je bent iemand die werk ziet liggen, vooruitdenkt en zelfstandig werk oppakt. In een dynamische omgeving met een verscheidenheid aan werkzaamheden houd je overzicht en blijf je gestructureerd werken. Je communiceert helder en houdt betrokkenen continu op de hoogte en volgt acties actief op totdat ze zijn afgerond. Daarbij werk je nauwkeurig en heb je oog voor detail.

Daarnaast beschik je over:

• Minimaal mbo-4 niveau
• Goede beheersing van Nederlands en Engels
• Handig met MS 365 en digitale systemen
• Snel nieuwe systemen eigen maken
• Ervaring in de advocatuur is niet verplicht
  • Heb je dit niet? Dan ben je leergierig en digitaal sterk
• Bij voorkeur ervaring met, of interesse in, (Benelux) merkenbeheer

Over Hogan Lovells Amsterdam

Hogan Lovells behoort tot de grootste internationale advocatenkantoren en heeft meer dan 35 kantoren wereldwijd. In Amsterdam werken circa 80 advocaten, (kandidaat-)notarissen, fiscalisten en paralegals. Wij combineren een high quality global omgeving met de voordelen van een kantoor met een informele sfeer en korte lijnen. Onze aanpak is helder, praktisch en hoogwaardig. We ontwikkelen snel uitvoerbare en haalbare oplossingen voor complexe juridische uitdagingen.

Innovation & Inclusion en Responsible Business zijn belangrijke prioriteiten voor ons kantoor. Hogan Lovells behoort tot de top 5 van meest innovatieve advocatenkantoren in Europa en Noord-Amerika. Bij ons krijg je de kans om zowel jouw eigen toekomst als die van onze cliënten vorm te geven. Pro bono- en vrijwilligerswerk zit in het DNA van onze mensen. Zo nemen we onze verantwoordelijkheid om iets terug te geven aan de maatschappij.

Geïnteresseerd?
Klinkt dit als een functie die bij jou past? Solliciteer dan via de ‘apply’ button. Nadat je een account hebt aangemaakt, kan je je gegevens invullen en je stukken uploaden. We ontvangen graag in ieder geval je CV, motivatiebrief en een salarisindicatie (op basis van 1 FTE).

Voor vragen kan je contact opnemen met onze HR-afdeling via telefoonnummer 020 553 3668 of per mail: amsterdam.recruitment@hoganlovells.com.